L’ avviso di convocazione deve pervenire a ciascun proprietario o comproprietario o usufruttuario almeno cinque giorni prima di quello fissato per la prima riunione (1° Convocazione).
Questo deve contenere l’indicazione del luogo e dell’orario fissati per la riunione e l’ordine del giorno, con l’indicazione degli argomenti che verranno trattati. Attenzione: l’incompletezza dell’ordine del giorno determina l’annullabilità (non la nullità assoluta) della delibera (Cass. 23.5.92 n°6212).
L’amministratore deve curare che il procedimento di convocazione venga eseguito con la massima attenzione, in maniera completa e idonea a raggiungere lo scopo. Farà in modo di rimettere l’invito a ciascuno degli aventi diritto. Indirà per la riunione orari e luoghi possibili , sia in prima che in seconda convocazione, tali da non ostacolarne l’effettuazione e/o la partecipazione.
Nel dettare l’ordine del giorno l’amministratore dovrà porre attenzione che questo elenchi, sia pure in modo non minuzioso, gli argomenti da trattare , in modo da far comprendere agli aventi diritto i termini essenziali di essi e consentire loro di decidere se prendere parte o meno alla discussione e di documentarsi convenientemente sugli argomenti oggetto dell’ ordine del giorno.
Si sottolineano due aspetti:
1) L’avviso di convocazione deve pervenire al destinatario (e non essere spedito) almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima adunanza (1° convocazione) . Questo termine ha da intendersi inderogabile. Eventuali deroghe contenute nel regolamento possono solamente prevedere un termine di preavviso maggiore e mai minore.
La comunicazione dell’avviso in un termine inferiore a quello prescritto di legge o di quello previsto dal regolamento è comunque, generalmente, causa di annullabilità e non di nullità della delibera. Il termine di preavviso dei cinque giorni si calcola a ritroso rispetto il giorno della prima adunanza con esclusione di detto giorno.
2) Varie ed eventuali. Di recente si è discusso su cosa deve essere oggetto di delibera quando ciò venga discusso nelle cosidette “varie ed eventuali”, questo quasi sempre in coda all’assemblea. Qui riassumo una recente e interessante decisione del ( 29/6/99 Trib. di Genova) secondo cui la voce “varie ed eventuali” non comprende atti negoziali, ma si riferisce solamente a comunicazioni, suggerimenti per future assemblee, solleciti, prospettazioni di problemi da istruire, risposte dell’amministratore e così via.
Pur tuttavia bisogna porre attenzione in quanto la delibera assunta comunque potrebbe rivelarsi annullabile, non nulla, e quindi soggetta al termine di impugnazione previsto dall’art. 1137 cod.civ., decorso il quale la delibera non può più essere contestata.
In collaborazione con il Centro Studi Anaci Liguria, a cura di Ivano Rozzi. Invia a redazione@ivg.it le tue domande inerenti la materia condominiale. I quesiti più interessanti saranno trattati con appositi articoli in questa rubrica.