Accade di sovente nei condomini che ad ogni qualvolta si cambi amministratore alcuni documenti della vita condominiale scompaiano, si perdano. Facendo venire meno la possibilità di conservare la storia del condominio. Le delibere assembleari, le tabelle di ripartizione, il regolamento condominiale con le modifiche negli anni compiute ecc., molti di questi documenti hanno valore di prova dei diritti e dei doveri inerenti al condominio. E’ allora opportuno fornire qualche utile informazione al riguardo.
L’obbligo di conservazione dei documenti ricade sull’amministratore e si evince dall’ultimo comma dell’art. 1136 del c.c. Un obbligo con periodi temporali differenti a seconda dei documenti.
Elenco dei condomini, tabelle millesimali, regolamento contrattuale, copia degli atti e convenzioni riguardanti l’immobile, concessione edilizia, planimetrie dell’edificio, registro dei verbali d’assemblea, libri paga e matricola dei dipendenti, ricevute dei versamenti INPS e INAIL >> SEMPRE.
Contratti di manutenzione impianti, conformità, contratti di fornitura acqua, luce, gas, ecc. >> SINO A QUANDO NON SIANO SOSTITUITI CON ALTRI CON MEDESIMO OGGETTO.
Contratti di assicurazione >> SINO A CHE NON SIANO SCADUTI O RINNOVATI CON ALTRI.
Contratti dipendenti, buste paga, licenziamenti >> PER L’INTERA DURATA DEL LAVORO E SINO AL TERMINE DI PRESCRIZIONE QUINQUENNALE DALLA CESSAZIONE DEL RAPPORTO.
Rendiconti e stati di ripartizione annuali delle spese, sia ordinari che straordinari >> ANNI CINQUE.
Codice fiscale del condominio cartaceo >> SEMPRE, ALMENO SINO A QUANDO NON AVVENGA LA COMUNICAZIONE DI CAMBIO DEL LEGALE RAPPRESENTANTE SUL NUOVO CARTACEO.
Documenti previsti per il sostituto d’imposta, quelli del 36% e del 55% , compresi i vari adempimenti (ricevute, fatture ecc.) >> FARE RIFERIMENTO AI TEMPI DI CONSERVAZIONE PREVISTI DALLA AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA.
Corrispondenze, telegrammi, lettere, ecc. >> NON SI CONSIDERA APPLICABILE NEL CONDOMINIO L’ART. 2220 C.C. RIGUARDANTE L’AMBITO COMMERCIALE DEI 10 ANNI. SE NE CONSIGLIA COMUNQUE DI VALUTARE ATTENTAMENTE LA DURATA PER RAGIONI DI OPPORTUNITÀ.
Il condominio può esperire l’azione di risarcimento del danno nei confronti dell’amministratore che ha omesso di conservare i documenti, in violazione del mandato se da questo fatto ne derivi un danno all’edificio ovvero se i condomini ne hanno subito pregiudizio.
In collaborazione con il Centro Studi Anaci Liguria, a cura di Ivano Rozzi. Invia a redazione@ivg.it le tue domande inerenti la materia condominiale. I quesiti più interessanti saranno trattati con appositi articoli in questa rubrica.