Andora. Un programma informatico ha eliminato i documenti cartacei per buste paga, ferie e cartellini presenze. Niente carta quindi per l’Ufficio Personale del Comune di Andora che ha attivato un innovativo sistema digitale. Ai dipendenti dell’Ente basta una password per chiedere le ferie, ricevere la busta paga, fare un permesso. Un programma informatico ha, infatti, eliminato la carta dalle procedure più comuni.
Ormai da molti mesi, i dipendenti ricevono la busta paga via mail, con un file protetto da password personale. Dopo un periodo sperimentale, è attiva a pieno regime, la procedura informatica work-flow che permette ai dipendenti di richiedere le ferie, ricevere autorizzazioni o fare permessi collegandosi via computer dalla propria scrivania. Il programma, in pochi secondi riceve le richieste e le trasmette ai Responsabili per l’ottenimento dell’autorizzazione che arriva sempre per via informatica.
Ogni impiegato ha un suo profilo personale a cui accede tramite login. Il sistema, si accorge di ogni anomalia e segnala automaticamente via mail al dipendente la necessità di giustificare ad esempio ritardi, errori nella timbrature, assenze. Gli impiegati possono consultare in tempo reale la situazione del proprio cartellino presenze, conoscere le ore di permesso prese, le ferie o gli straordinari fatti nel corso di tutto l’anno.
“Abbiamo un ufficio a quasi impatto zero sull’ambiente che ha eliminato molta carta dalle scrivanie, automatizzando queste procedure con un sistema di gestione che è veloce, preciso e personalizzato alle nostre esigenze di servizio – spiega il sindaco Franco Floris -. Certo è sempre necessario un attento lavoro di controllo da parte degli operatori dell’ufficio Personale, ma le istanze in forma cartacea sono state quasi completamente eliminate e limitate alle sole operazioni di archivio. Una scelta che coniuga la nostra politica di salvaguardia con una gestione delle pratiche dell’ufficio efficace ed efficiente”.
Entro l’anno, la dematerializzazione dei documenti interesserà anche l’ufficio Segreteria. Anche in questo caso, un sistema informatico permetterà di realizzare solo in forma digitale le delibere di Giunta e di Consiglio Comunale che non saranno più stampate.